طبق گزارش ایرنا از دفتر ریاست‌جمهوری، ابوالفضل کیانی بختیاری، مشاور و رئیس دفتر معاون اول رئیس‌جمهور، در همایش مربوط به مسئولان دفاتر و کارشناسان هماهنگی و پیگیری سازمان اوقاف و امور خیریه بیان کرد که این سازمان همواره به عنوان یک بازوی توانمند برای دولت عمل کرده است. وی ادامه داد که سازمان اوقاف با اتخاذ رویکردی تمرکز بر جامعه، در زمینه‌هایی فراتر از وظایف اصلی خود، از جمله امنیت غذایی و سلامت، تأثیرات اجتماعی قابل توجهی را به ثبت رسانده است.
کیانی بختیاری افزود: این سازمان در جهت حمایت از علم، فناوری، پژوهش و نخبگان کشور نیز عملکرد فوق‌العاده‌ای از خود به نمایش گذاشته است؛ به طوری که گویا معاونتی علمی و فناوری در درون سازمان اوقاف شکل گرفته است.
عارف نمونه‌ای برای دیگران می‌بینند
کیانی بختیاری با ابلاغ سلام و درود به محمدرضا عارف، خاطرنشان کرد که دکتر عارف همواره عملکرد آقای خاموشی را به عنوان الگویی برای دیگران مطرح کرده است. وی تأکید کرد که آقای خاموشی رویکرد جامعه‌محوری را در سازمان اوقاف به خوبی پیاده کرده و نتایج آن به وضوح قابل مشاهده است.
وی با اشاره به اقدامات ایشان گفت: آقای خاموشی وقف علمی را جزء راهبردهای اصلی سازمان قرار داده و در زمینه پیشرفت‌های علمی و فناوری و نیز تجلیل و حمایت از نخبگان علمی، به معاونت علمی و فناوری ریاست‌جمهوری یاری رسانده‌اند.
کیانی همچنین به اهمیت «یادگیری مجاورتی» اشاره کرد و گفت: تعامل مستمر با مدیران با تجربه می‌تواند بستری مهم برای یادگیری و انتقال تجربه در درون سازمان باشد.
وی همچنین به یادآوری تجربیات خود از حضور پروفسور عبدالسلام در دانشگاه تهران اشاره کرد و گفت: عبدالسلام در پاسخ به سوالی درباره وظایف دانشمندان بیان کرده بود که در یک جامعه در حال توسعه، دانشمندان علاوه بر پژوهش و آموزش، وظیفه توجیه مدیران ارشد را نیز به عهده دارند؛ چرا که آگاهی مدیران به اجرای صحیح تصمیمات کمک می‌کند.
دکتر کیانی استعداد سازمانی، فناوری، زیرساخت و رواداری را سه عنصر کلیدی برای نوآوری برشمرد و بر این نکته تأکید کرد که این ویژگی‌ها در مدیریت حجت‌الاسلام خاموشی به وضوح مشهود است.
رئیس دفتر باید تسهیل‌گر و شتاب‌دهنده امور سازمانی باشد
وی در ادامه درباره موضوع سخنرانی خود با عنوان «رؤسای دفاتر به‌عنوان تسهیل‌گر و شتاب‌دهنده سازمانی» گفت: همان‌طور که ایده‌های دانش‌بنیان برای تبدیل به محصول به خدمات، زیرساخت، فناوری و راهنمایی تخصصی نیاز دارند، رئیس دفتر نیز باید چنین نقشی را در سازمان اجرا کند.
کیانی افزود: رئیس دفتر بایستی از یک سو موانع بوروکراتیک را رفع و شرایط لازم برای پیشبرد اهداف را تسهیل کند و از سوی دیگر با راهبری و پیگیری، تحقق اهداف سازمانی را تسریع بخشد.
وی همچنین رئیس دفتر را به عنوان نقطه ارتباطی دیدگاه‌های مدیر ارشد با واقعیت‌ها و رفتارهای سازمانی معرفی کرد و بیان داشت: رئیس دفتر باید به عنوان «مترجم سازمانی»، اهداف و سیاست‌های مدیر را به زبانی قابل درک برای کارکنان تبدیل کند و همچنین پیشنهادات و راهکارهای سازنده بدنه سازمان را به مدیر ارشد منتقل نماید.
کیانی همچنین خاطرنشان کرد که اگر این ارتباط به‌درستی برقرار نشود، هماهنگی لازم بین مدیر و بدنه کار سازمان به وجود نخواهد آمد.
مدیریت شبکه‌های غیررسمی و حل اختلافات سازمانی
کیانی بختیاری به ضرورت حفظ آرامش در سازمان تأکید کرد و گفت: در هر سازمانی ممکن است افراد بانفوذ، ائتلاف‌های غیررسمی یا گروه‌هایی وجود داشته باشند که بر مسیری که سازمان در آن حرکت می‌کند، تأثیر بگذارند. رئیس دفتر باید این شبکه‌ها را شناسایی و مدیریت نماید و در صورت امکان از ظرفیت آنها برای پیشبرد اهداف سازمان بهره‌برداری کند.
وی همچنین میانجیگری برای حل مسائل پیچیده و اختلافات میان واحدها را از دیگر وظایف رئیس دفتر برشمرد و گفت: بسیاری از مسائل سازمانی نباید به‌طور مستقیم بدون تلاش برای حل‌وفصل به مدیر ارشد ارائه شوند.
رئیس دفتر معاون اول رئیس‌جمهور همچنین بر اهمیت زمان‌سنجی در ارتباطات تأکید کرده و گفت: رئیس دفتر باید شرایط ذهنی و روانی مدیر را دریابد و بداند چه زمانی مناسب برای مطرح کردن موضوعی است؛ زیرا تأثیرگذاری پیام علاوه بر محتوای آن، به زمان ارائه نیز وابسته است.
رئیس دفتر باید مانع از تصمیمات شتابزده مدیران گردد
کیانی بختیاری گفت که گاهی رئیس دفتر باید برای حفظ آرامش کل مجموعه، خود را سپر کند و یادآور شد که رئیس دفتر نباید فدای مدیران و کارکنان شود، بلکه باید در حفظ سلامت سازمان نقش داشته باشد.
وی همچنین «سم‌زدایی سازمانی» را از دیگر مسئولیت‌های مهم رؤسای دفاتر دانسته و توضیح داد که افراد خودمحور و قدرت‌طلب می‌توانند به آفتی برای سازمان تبدیل شوند و رئیس دفتر می‌بایست در شناسایی و مدیریت چنین رفتارهایی نقش موثر داشته باشد.
دکتر کیانی همچنین به ضرورت کنترل هیجان‌های مدیران اشاره کرد و گفت: ممکن است مدیری تحت تأثیر عصبانیت، تصمیم به اخراج یک کارمند بگیرد؛ در چنین مواقعی، رئیس دفتر باید به مدیریت احساسات و سنجش صحیح تصمیم کمک کند تا از تصمیمات شتابزده به اقداماتی نادرست جلوگیری شود.
رازداری، شرافت حرفه‌ای و ارائه تصویر واقعی از مشکلات
وی با تأکید بر اهمیت «شاخص شرافت» یا «هوش شرافتی» عنوان کرد که حفظ کرامت کارکنان، رازداری و اجتناب از سوءاستفاده از مقام مدیر ارشد از مهمترین خصوصیات یک رئیس دفتر حرفه‌ای است.
کیانی بختیاری همچنین مقابله با شایعه‌سازی و مدیریت صحیح اطلاعات را از ضرورت‌های دیگر دانست و افزود: شایعات می‌توانند به سادگی اعتماد و همکاری را در سازمان مختل کنند و رئیس دفتر باید با شناسایی منشأ این مسائل، از صدمه به مجموعه جلوگیری نماید.
وی همچنین بر ضرورت امیدبخشی واقع‌بینانه تأکید کرده و اذعان کرد: هنری نیست که رئیس دفتر به مدیر ارشد بگوید همه چیز به‌خوبی پیش می‌رود. مدیر باید تصوری واقعی از مشکلات، چالش‌ها و موانع داشته باشد تا بتواند تصمیمات موثری اتخاذ کند.
فرهنگ سازمانی تحت تأثیر رفتارهای مدیران قرار دارد
کیانی با بیان این نکته که فرهنگ سازمانی آموختنی و قابل شکل‌گیری است، اظهار داشت: مدیران ارشد و میانی با رفتارهای مستمر خود، فرهنگ سازمان را تعیین می‌کنند و می‌توانند بر اساس سیاست‌های مدیریتی جدید، ارزش‌های تازه‌ای را در سازمان مستقر کنند.
وی در ادامه افزود: اگر کارکنان ببینند که اقداماتی همچون زیرآب‌زنی و تخریب همکاران از سوی مقامات مطابق انضباط قرار می‌گیرد، به مرور زمان متوجه می‌شوند که چنین رفتارهایی در سازمان قابل پذیرش نیستند. همچنین تأکید مداوم بر ارج نهادن به ارباب‌رجوع و رعایت اصول اخلاقی، این ارزش‌ها را به بخشی از فرهنگ سازمانی تبدیل خواهد کرد.
رئیس دفتر باید دارای سواد رسانه‌ای و مهارت تحلیل باشد
کیانی با اشاره به مهارت‌های ضروری برای این جایگاه گفت: رئیس دفتر باید قابلیت تحلیل و جمع‌بندی، بیان حرفه‌ای، تهیه گزارش‌های دقیق مدیریتی، شناخت افکار عمومی، درک فناوری و سواد رسانه‌ای را دارا باشد.
وی افزود: آشنایی با مأموریت‌های سازمان، مبانی حقوقی، آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و ذی‌نفعان، همراه با نظم در پیگیری امور، از دیگر الزامات ضروری این مسئولیت محسوب می‌شود.
کیانی بختیاری بر این نکته تأکید کرد که رئیس دفتر باید مسائل پرتکرار سازمان را شناسایی کند، راه‌حل‌هایی برای آنها پیدا کرده و تجربیات حاصل را به اشتراک بگذارد تا فرآیند یادگیری فردی به دانش سازمانی تبدیل گردد.
ارجاع نامه به معنای حل مسئله نیست
کیانی بختیاری در تشریح بایدها و نبایدهای این نقش بیان داشت: رئیس دفتر باید بتواند جهت‌گیری مدیر را به اقدامات مشخص تبدیل کند، مسائل را همراه با تحلیل و پیشنهاد ارائه دهد، مسئولیت و زمان معین برای هر اقدام تعیین کند و پیگیری را تا نتیجه نهایی دنبال نماید.
وی ادامه داد: حل مشکلات در سطوح مناسب، انتقال دقیق و مستند چالش‌ها، ثبت و تبادل دانش سازمانی، فراهم آوردن فرصت برای آزمایش محدود ایده‌های جدید و ایجاد اعتماد و همکاری بین واحدها نیز از وظایف رئیس دفتر به شمار می‌آید.
رئیس دفتر معاون اول رئیس‌جمهور همچنین بر این نکته تأکید کرد که رئیس دفتر نباید انبوهی از اطلاعات خام را بر روی میز مدیر بگذارد، نباید ارجاع نامه را به معنای حل مشکل تلقی کند و همچنین نباید دریافت یک پاسخ اداری را پایان کار بداند.
وی افزود: همچنین نباید در تلاش برای حفظ آرامش ظاهری، مشکلات را پنهان کند، اطلاعات را به دارایی شخصی تبدیل کند، رویه‌های قدیمی را بدون ارزیابی ادامه دهد یا با دخالت در وظایف واحدها، دفتر را به گلوگاهی جدید در سازمان بدل کند.
رئیس دفتر، مغز متفکر سازمان است
کیانی با تشبیه جایگاه رئیس دفتر به «سیستم عصبی سازمان» گفت: همان‌طور که سیستم عصبی پیام‌ها را بین مغز و اعضای بدن منتقل می‌کند، رئیس دفتر نیز باید ارتباط مؤثری بین مدیر ارشد و بدنه سازمان برقرار کند.
وی ادامه داد: رئیس دفتر حرفه‌ای باید به سمت‌گیری‌های مدیر را به اقداماتی منسجم تبدیل کند، بازخوردهایی از اجرای تصمیمات را به مدیر منتقل کند، مسائل را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت‌بندی کند و گزینه‌ها و تبعات هر تصمیم را به روشنی بیان کند.
دکتر کیانی همچنین بر لزوم هماهنگ‌سازی واحدها، شناسایی به‌موقع موانع، پیگیری تصمیمات تا حصول نتایج و بهره‌گیری از تجربیات اجرایی برای بهبود عملکرد سازمان تأکید ورزید.
معیار موفقیت دفتر، بهبود تصمیم‌گیری و تسریع در اجراست
وی با بیان اینکه رئیس دفتر موفق باید کیفیت تصمیم‌گیری، سرعت اجرا و انسجام در سازمان را افزایش دهد، گفت: کارآمدی دفتر در شفاف‌سازی اقدامات، حمایت از تصمیم‌های مدیر و حفظ اعتماد و همکاری در سازمان نمایان می‌شود.
کیانی بر این نکته تأکید کرد که ارزش واقعی رئیس دفتر به تعداد مکاتبات، جلسات یا گزارش‌های تهیه‌شده بستگی ندارد، بلکه به توانایی او در تبدیل جهت‌گیری‌های مدیریتی به اقداماتی روشن، قابل پیگیری و دارای نتایج اثربخش وابسته است.
وی در پایان خاطرنشان کرد: دفتر زمانی موفق است که تصمیم‌ها شفاف‌تر، همکاری‌ها مؤثرتر و وظایف محقق شوند و هماهنگی پایداری بین مدیر ارشد و بدنه سازمان برقرار گردد.
نظرات کاربران