به بررسی هفت ویژگی می‌پردازیم که توصیه می‌شود قبل از انتخاب نرم‌افزار حضور و غیاب و مدیریت منابع انسانی، آن‌ها را به دقت ارزیابی نمایید.

۱. سیستم حضور و غیاب هوشمند؛ ثبت تردد متناسب با ویژگی‌های سازمان

دقت در ثبت ساعت‌های ورود و خروج کارکنان، پایه اصلی محاسبه کارایی و نظارت بر انضباط کاری در بسیاری از شرکت‌هاست. با این وجود، تمامی کسب‌وکارها شرایط مشابهی ندارند. به عنوان مثال، ممکن است یک شرکت بیشتر کارکنان خود را در دفتر داشته باشد، در حالی که شرکتی دیگر با کارکنان دورکار، ماموریت‌ها یا چندین محل کاری دست و پنجه نرم کند. به همین دلیل، روش ثبت تردد باید با واقعیت‌های کاری هر سازمان سازگار باشد.

تینو حداکثر امکانات را برای ثبت ورود و خروج از طریق روش‌های متنوعی مانند گوشی موبایل، کد QR، موقعیت مکانی، Wi-Fi و دستگاه‌های حضور و غیاب فراهم کرده است. این تنوع به سازمان اجازه می‌دهد تا روش مناسبی را بر اساس ساختار کاری خود انتخاب کند.

در نسخه دمو چه چیزی را بررسی کنید؟

یک ثبت ورود یا خروج آزمایشی انجام دهید و نتایج را در گزارش حضور و غیاب مشاهده کنید. ارزیابی کنید که ثبت تردد چگونه به سوابق می‌افزاید، چه اطلاعاتی در گزارش‌ها نمایش داده می‌شود و آیا روش‌های موجود با واقعیت‌های کاری کارکنان شما هماهنگی دارند یا خیر.

۲. محاسبه حقوق و دستمزد؛ کاهش محاسبات دستی و احتمال خطا

محاسبه حقوق کارکنان عموماً به داده‌هایی نظیر روزهای کاری، اضافه‌کاری، کسری کار، مرخصی و قوانین حقوقی منطبق بستگی دارد. زمانی که این اطلاعات در فایل‌های جداگانه نگهداری می‌شوند، همزمان‌سازی آن‌ها وقت‌گیر بوده و احتمال اشتباه در انتقال یا محاسبه داده‌ها افزایش می‌یابد.

نرم‌افزار حقوق و دستمزد تینو این امکان را می‌دهد تا قوانین محاسباتی را تعریف کرده و اطلاعات مربوط به کارکرد کارکنان را مدیریت کنید. همچنین، تهیه فیش حقوقی جزو فرایندهایی است که در این بخش قابل بررسی است. ارزیابی میزان انطباق امکانات با مقررات و رویه‌های سازمان، یکی از معیارهای مهم برای انتخاب نرم‌افزار مناسب می‌باشد.

در نسخه دمو چه چیزی را بررسی کنید؟

یک قانون حقوقی آزمایشی تعریف کنید و نتیجه محاسبه را مشاهده نمایید. سپس نحوه محاسبه اضافه‌کاری، کسری کار و مرخصی را بررسی کنید و ببینید آیا امکان تنظیم قوانین ضروری برای مجموعه شما فراهم است یا خیر. اگر زمان محاسبه حقوق در سازمان شما زیاد است، این آزمایش می‌تواند کاربردی بودن نرم‌افزار را نشان دهد.

۳. داشبورد مدیریتی؛ دسترسی سریع‌تر به وضعیت کارکنان

مدیران برای رصد امور روزانه به اطلاعاتی مرتبط با وضعیت حضور کارکنان، کارکرد و گزارش‌های پرسنلی نیاز دارند. اگر برای جستجوی این اطلاعات ناچار شوند چندین فایل را باز کنند یا از بخش‌های مختلف گزارش بگیرند، بخشی از زمان کاری در این فرآیند هدر خواهد رفت؛ در حالی که هدف از بهره‌گیری از نرم‌افزار مدیریتی، تسهیل دسترسی به اطلاعات ضروری است.

داشبورد مدیریتی تینو فضای مناسبی برای مشاهده اطلاعات مرتبط با حضور کارکنان، وضعیت کارکرد و گزارش‌های کلیدی فراهم می‌کند. این ویژگی می‌تواند ارزیابی وضعیت نیروی انسانی را برای مدیران آسان‌تر سازد؛ البته ارزش واقعی آن به این بستگی دارد که اطلاعات ارائه شده تا چه حد با نیازهای مدیریتی سازمان شما همخوانی دارد.

در نسخه دمو چه چیزی را بررسی کنید؟

داشبورد را باز کنید و به دنبال اطلاعاتی باشید که معمولاً برای بررسی وضعیت کارکنان نیاز دارید. آیا می‌توانید وضعیت حضور و کارکرد را به آسانی بیابید؟ آیا گزارش‌های موجود کافی برای پیگیری امور روزانه هستند؟ پاسخ به این سوالات به شما در ارزیابی کاربرد داشبورد در شرایط واقعی کمک خواهد کرد.

۴. مدیریت مرخصی و درخواست‌ها؛ پیگیری متمرکز به جای پراکندگی اطلاعات

در بسیاری از شرکت‌ها، درخواست مرخصی، ماموریت یا اضافه‌کاری از طریق پیام‌رسان‌ها، تماس‌های تلفنی یا فرم‌های کاغذی ثبت می‌گردد. این روش‌ها در ابتدا ممکن است ساده به نظر برسند، اما با افزایش تعداد کارکنان، پیگیری وضعیت درخواست‌ها و دسترسی به سوابق قبلی دشوارتر می‌شود.

تینو فضایی متمرکز برای ثبت و پیگیری درخواست‌های کارکنان، شامل مرخصی، ماموریت و اضافه‌کاری فراهم می‌کند. در این ساختار، فرآیند درخواست و رسیدگی به آن بجای پراکنده شدن در مسیرهای متعدد، در یک محیط نرم‌افزاری دنبال می‌گردد.

در نسخه دمو چه چیزی را بررسی کنید؟

یک درخواست مرخصی آزمایشی ثبت کنید و مراحل بررسی و تأیید آن را دنبال نمایید. به نحوه نمایش وضعیت درخواست و قابلیت پیگیری این فرایند توجه کنید. اگر در جمع شما درخواست‌های پرسنلی فراوانی وجود دارد، بررسی همین گردش کار نشان‌دهنده میزان هماهنگی نرم‌افزار با شیوه رسیدگی به درخواست‌ها خواهد بود.

۵. مدیریت شیفت و قوانین کاری؛ متناسب با برنامه‌های متنوع سازمان

ساعات کاری یکسان برای تمامی کسب‌وکارها مناسب نیست. مراکز درمانی، فروشگاه‌ها، شرکت‌های خدماتی و مجموعه‌های تولیدی ممکن است به شیفت‌های چرخشی، برنامه‌های کاری متفاوت یا قوانین خاص نیاز داشته باشند. در چنین شرایطی، نرم‌افزار باید توانایی تعریف و مدیریت برنامه‌های کاری متناسب با ساختار سازمان را داشته باشد.

تینو با قابلیت مدیریت شیفت، امکان تعریف الگوهای کاری و قوانین ضروری را به سادگی فراهم کرده و به کارکنان یا گروه‌های مختلف اختصاص می‌دهد. این ویژگی برای سازمان‌هایی که کارکنان آن‌ها همه از برنامه کاری مشابهی برخوردار نیستند بسیار اهمیت دارد.

در نسخه دمو چه چیزی را بررسی کنید؟

یک الگوی کاری آزمایشی تعیین کرده و آن را به یک کارمند یا گروه مشخص تخصیص دهید. سپس بررسی کنید آیا می‌توانید تفاوت‌های برنامه‌های کاری را به تناسب نیاز سازمان تعریف کنید و اطلاعات مربوط به شیفت‌ها را به سادگی مدیریت نمایید یا خیر.

۶. مدیریت پروژه و وظایف؛ فراتر از ثبت زمان ورود و خروج

مدیریت کارکنان تنها به حضور به موقع و محاسبه ساعت‌های کاری محدود نمی‌شود. در بسیاری از کسب‌وکارها، مديران نیاز دارند بدانند هر فرد چه وظایفی را انجام می‌دهد، مسئولیت هر فعالیت به عهده چه کسی است و روند کارها در چه مرحله‌ای قرار دارد. اگر داده‌های مربوط به وظایف در ابزارهای گوناگون یا فایل‌های مجزا نگهداری شوند، پیگیری مسئولیت‌ها دشوارتر می‌شود.

تینو علاوه بر قابلیت‌های مرتبط با حضور و غیاب و منابع انسانی، امکان تعریف پروژه‌ها، تخصیص وظایف، تعیین مسئول و پیگیری پیشرفت‌ها را نیز فراهم می‌سازد. این قابلیت برای سازمان‌هایی که تمایل دارند علاوه بر مدیریت امور پرسنلی، بخش‌هایی از فعالیت‌های تیمی را در یک محیط یکپارچه پیگیری کنند بسیار کارآمد است.

در نسخه دمو چه چیزی را بررسی کنید؟

یک وظیفه آزمایشی ایجاد کنید، مسئول آن را مشخص کنید و وضعیت فعالیت را مورد بررسی قرار دهید. اگر در سازمان شما پیگیری وظایف اهمیت دارد، ارزیابی کنید که امکانات موجود تا چه اندازه روشنگر مسئولیت‌ها و دنبال کردن روند کار هستند.

۷. پرونده دیجیتال کارکنان؛ سازماندهی منظم اطلاعات پرسنلی

اطلاعات هویتی و شغلی، مدارک و سوابق کارکنان از داده‌هایی هستند که واحد منابع انسانی به شکل مداوم به آن‌ها نیاز دارد. نگهداری این اطلاعات در پوشه‌های کاغذی یا فایل‌های مجزا می‌تواند منجر به صرف زمان بیشتر برای یافتن سوابق، به‌روزرسانی اطلاعات و پیگیری امور اداری شود.

پرونده دیجیتال کارکنان در تینو شرایطی فراهم می‌کند تا اطلاعات پرسنلی را در یک محیط متمرکز ثبت و نگهداری فرمایید. با این ترتیب، دسترسی به اطلاعات مورد نیاز واحد منابع انسانی به شکلی منظم‌تر صورت می‌گیرد و پیگیری سوابق مرتبط، آسان‌تر خواهد بود.

در نسخه دمو چه چیزی را بررسی کنید؟

یک کارمند آزمایشی تعریف کرده و اطلاعات پرونده پرسنلی او را تکمیل کنید. سپس بررسی کنید مشخصات شغلی، اطلاعات پایه و مدارک مورد نیاز چگونه سازمان‌دهی می‌شوند. اگر شما با چالش‌های نگهداری سوابق کارکنان مواجه هستید، این آزمایش می‌تواند کمک کند ساختار پرونده دیجیتال را با نیازهای مجموعه شما مقایسه کنید.

قبل از انتخاب نرم‌افزار منابع انسانی، این معیارها را نیز ارزیابی کنید

بررسی هفت ویژگی یادشده زمانی موثرتر خواهد بود که این موارد را بر اساس نیازهای حقیقی کسب‌وکار خود ارزیابی نمایید. ممکن است برای یک شرکت، ثبت تردد و محاسبه حقوق به عنوان اولویت‌های اساسی همه چیز باشد؛ در حالی که سایر مجموعه‌ها بیشتر به مدیریت شیفت، درخواست‌های کارکنان یا نظارت بر وظایف نیاز داشته باشند.

قبل از اتخاذ تصمیم نهایی، به این معیارها توجه فرمایید:

·         سادگی کاربری: آیا کارکنان و مدیران می‌توانند امور روزمره خود را بدون پیچیدگی‌های اضافی انجام دهند؟

·         تناسب با قوانین سازمان: آیا امکان تعریف الگوهای کاری، شیفت‌ها و قوانین محاسباتی لازم برای مجموعه وجود دارد؟

·         یکپارچگی فرایندها: آیا قابلیت‌های مربوط به حضور و غیاب، کارکرد و امور پرسنلی به طور همزمان قابل استفاده و پیگیری هستند؟

·         کیفیت گزارش‌گیری: آیا گزارش‌های موجود اطلاعات لازم برای پیگیری امور را برای مدیران فراهم می‌آورند؟

·         تناسب با اندازه و ساختار کسب‌وکار: آیا امکانات نرم‌افزار با تعداد کارکنان، نوع فعالیت و شیوه مدیریت سازمان همخوانی دارد؟

همچنین، پیش از ثبت اطلاعات واقعی کارکنان، شرایط استفاده از نرم‌افزار، نحوه مدیریت اطلاعات پرسنلی و قابلیت‌های مربوط به دسترسی کاربران را مرور کنید.

نسخه دمو در صورتی بیشترین ارزش را خواهد داشت که تنها به آشنایی با ظاهر نرم‌افزار محدود نشود؛ بلکه امکان اجرای سناریوهای واقعی در آن وجود داشته باشد و بر اساس نتایج، امکان انطباق محصول با نیازهای سازمان را ارزیابی نمایید.

جمع بندی؛ پیش از خرید، امکانات تینو را در عمل مورد آزمایش قرار دهید

انتخاب نرم‌افزار حضور و غیاب و مدیریت منابع انسانی نیاز به بررسی چند ویژگی منحصربه‌فرد ندارد. ثبت تردد، محاسبه حقوق و دستمزد، داشبورد مدیریتی، مدیریت درخواست‌ها، تعریف شیفت‌ها، پیگیری وظایف و ایجاد پرونده دیجیتال کارکنان تنها زمانی اهمیت پیدا می‌کنند که بتوانند فرایندهای روزمره سازمان را به شیوه‌ای متناسب با نیازهای آن مدیریت نمایند.

اگر در حال مقایسه نرم‌افزارهای مختلف هستید، نیازی نیست تصمیم‌گیری خود را صرفاً بر اساس لیست امکانات یا توضیحات مربوط به محصول انجام دهید. با ثبت نام رایگان در تینو، فرآیند استفاده از نرم‌افزار را آغاز کرده و قابلیت‌های مرتبط با نیازهای مجموعه خود را بررسی کنید. اجرای برخی سناریوهای ساده، از جمله ثبت تردد، تعریف یک الگوی کاری یا ثبت درخواست مرخصی، می‌توانید تصویر بهتری از محیط نرم‌افزار و میزان تناسب آن با شیوه کار سازمان خود به دست آورید. در نهایت، بهترین انتخاب نرم‌افزاری نیست که صرفاً امکانات بیشتری داشته باشد؛ بلکه گزینه‌ای است که واقعاً بتواند به نیازهای حقیقی کسب‌وکار شما به شکلی مناسب و کارآمد پاسخ دهد.